Afgelaste runs, lege kassen: hitte brengt organisatoren in de problemen

Dit weekend staat de NN Dam tot Damloop op de planning, het grootste loopfeestje van Nederland. De weersverwachtingen zijn gunstig, maar dat was in het verleden wel eens anders. Vorig jaar kon niet iedereen van start omdat te veel mensen in de problemen kwamen door de hitte.

Ook eerder dit jaar speelden deze problemen. Zeker medio juni was het warm en kwamen zomerse hardloopwedstrijden onder druk te staan. In het weekend van 21 juni werd de Run op de Ring gehalveerd naar 3.75 kilometer, de halve marathon van Zwolle werd zelfs afgelast en de TT City Run - met eenmalige marathon - werd verplaatst naar november. Wat gebeurt er achter de schermen wanneer een evenement vanwege het weer in de problemen komt? Wij spraken Stefan Zevenberg van de TT City Run in Assen.

Beslissen om af te gelasten

Zo’n beslissing wordt niet van de een op de andere dag genomen. Zevenberg legt uit: ‘We hadden een meteoroloog in de arm genomen die ons voortdurend voorzag van updates over het weer. Aanvankelijk kregen we om de dag een update, maar in de laatste weken naar aanloop van het evenement kregen we zelfs 2 keer per dag een update van onze weerman. Zo konden we voortdurend schakelen met alle belanghebbende organisaties. Denk daarbij aan de politie en de gemeente, maar natuurlijk ook het lokale ziekenhuis en de ambulancedienst.’

Meten met de Wet-Bulb Globe Temperature

De temperatuur is daarbij van belang, maar er wordt veel verder gekeken. ‘De belangrijkste waarde is de Wet-Bulb Globe Temperature (WBGT)’ Deze waarde kijkt naar temperatuur, luchtvochtigheid, wind en zonkracht. ‘We kijken echt naar hoe het menselijk lichaam de temperatuur beleeft.’ Er werden gevoelstemperaturen van tegen de 30 graden voorspeld en volgens de WBGT zouden die nog hoger zijn. ‘We moeten natuurlijk altijd rekening houden met de veiligheid en gezondheid van mensen.’

Tijdig de knoop doorhakken

Uiteindelijk werd op woensdag al besloten om de loop - die op zaterdag zou plaatsvinden - af te gelasten. ‘We hebben als organisatie besloten dat we uiterlijk woensdag de knoop door zouden hakken. We verwachtten veel deelnemers van verder weg. Omdat het een eenmalige marathon is, kwamen er zelfs deelnemers vanuit het buitenland.’ Omdat dit jaar de TT Assen 100 jaar bestaat, is de organisatie erop gebrand om hun eenmalige marathon dit jaar nog door te laten gaan. Daarom is de TT City Run en marathon inmiddels verplaatst naar 16 november.

© TT City Run

De TT City Run wordt dit jaar gelopen op 16 november

Wie draagt de verantwoordelijkheid?

‘De beslissing om de run op 21 juni niet door te laten gaan is genomen in samenspraak met onder andere de gemeente,’ vertelt de organisator. Er bestaan geen duidelijke grenswaarden waarbij je een loop afgelast, dat maakte de beslissing ingewikkeld. ‘In het verleden werden er nooit hardloopwedstrijden afgelast. Maar de tijden zijn behoorlijk veranderd.’ De vraag wie verantwoordelijk is in het geval dat er iets misgaat speelt daarin een grote rol. ‘In principe is de vergunningverlener verantwoordelijk als er iets misgaat, tenzij er sprake is van nalatigheid. Maar dat is nou precies het ingewikkelde; Wanneer ben je nalatig?’ vraagt Zevenberg zich af. ‘Vroeger lag die verantwoordelijkheid volledig bij de deelnemers, maar tegenwoordig kun je ook als organisator verantwoordelijk worden gehouden.’

Kosten en compensatie

Met 6 duizend ingeschreven deelnemers in juni is de TT City Run een groeiend evenement. ‘We werken dit jaar met een begroting van zo’n 500 duizend euro. Zo’n 80 procent daarvan geef je al uit in de voorbereiding op het evenement. Je hebt shirts, startnummers, hekken, wegafzettingen, entertainment, noem maar op.’ Veel van die kosten is de organisatie kwijt. ‘Op moment dat je het entertainment voor zaterdag op woensdag af moet zeggen, is de kans dat ze nog een andere boeking krijgen natuurlijk nul. Daar moet een vergoeding voor komen.’ Daarnaast moet er gezocht worden naar een passende oplossing voor de gedupeerde lopers.

Drie verschillende oplossingen

Het inschrijfgeld is betaald, de kosten zijn gemaakt door de organisatie en dan gaat de loop niet door. Hoe los je dat op? ‘We hebben geprobeerd ons als organisatie flexibel op te stellen,’ legt Zevenberg uit. ‘De deelnemers die op 21 juni zouden lopen, mogen natuurlijk gewoon op 16 november lopen. Daarnaast kunnen de lopers hun startnummer overdragen aan een andere deelnemer. Ook de naam op het startnummer kan nog worden gewijzigd. Mocht dat nou geen optie zijn, dan kunnen de mensen die met een startbewijs voor de marathon blijven zitten volgend jaar gratis meedoen aan de TT City Run. Zo dragen we drie verschillende oplossingen aan’

Gunstige weersverwachting in november

De TT City Run kan dit jaar dus wel doorgang vinden, al is het een kleine 5 maanden later dan gepland. ‘We lopen over het TT-circuit van Assen en dat is bijna altijd bezet. We waren dus voor de datum afhankelijk van de agenda van het circuit. Dit was ongeveer het enige weekend dat nog vrij was.’ Gelukkig is de datum van 16 november in meteorologisch opzicht uitstekend gekozen. ‘Onze meteoroloog vertelde al dat die datum de afgelopen jaren vaak goed loopweer kende, tussen de 10 en 14 graden.’

© TT City Run

‘Als je op tijd communiceert, dan is er heel veel te regelen.’

Het is schakelen voor een organisatie om een evenement te verplaatsen. Veel dingen blijven hetzelfde. Van aanrijroutes voor hulpdiensten en landingsplekken voor de helikopter, maar er zijn veel partijen waarmee gecommuniceerd moet worden. ‘We waren een half jaar van tevoren al in gesprek met het ziekenhuis. Voor hen was een marathon in de buurt ook nieuw. Dus ook zij moesten weten waar ze rekening mee moesten houden. Ook hadden we overleg met ProRail. Ons parcours gaat langs alle drie historische TT Circuits en daar is toevallig een spoorlijn dwars doorheen getrokken. Ook iets om rekening mee te houden.’ Zo is de dienstregeling aangepast, waardoor er geen goederentreinen of gerangeerde treinen tijdens de marathon over het baanvak rijden. ‘Als je op tijd communiceert, dan is er heel veel te regelen.’

Financiële aderlating

Toch is de verplaatsing een flinke financiële aderlating voor de vrijwilligersorganisatie. ‘Die hekken waren al besteld, de artiesten waren geboekt, maar denk bijvoorbeeld ook aan alle communicatie met een datum erop.’ Veel kosten waar organisatie en deelnemers nooit iets van terug zullen zien. ‘Veel deelnemers hadden begrip voor de beslissing, maar er was ook een handvol mensen die het niet eens waren met de beslissing die wilden gewoon hun geld terug.' Gelukkig hadden de meeste mensen begrip voor de beslissing van de vrijwilligersorganisatie en kan de focus op 16 november.

Tweeduizend extra startplekken

Ook de gemeente was bereid mee te denken met de TT City Run. ‘We waren in juni uitverkocht, maar nu hebben we zoveel extra kosten gemaakt, dat we meer deelnemers nodig hebben om het plaatje financieel rond te krijgen. Dat hebben we ook voorgelegd aan de gemeente. Die hebben ons 1000 extra startplaatsen voor de TT City Run en 1000 extra startplaatsen voor de eenmalige marathon toegezegd gekregen. Daarmee komen we aan zesduizend startplekken op de TT City Run en tweeduizend startplekken voor de marathon. Die plaatsen hebben we hard nodig om de continuïteit van de organisatie te waarborgen.’

Inschrijven voor 16 november is nog mogelijk!

Er zijn op moment van schrijven nog een aantal extra plaatsen beschikbaar voor de TT City Run. Ook kun je jezelf nog inschrijven voor de eenmalige TT City Marathon langs alle drie de historische TT Circuits. Inschrijven kan via de site van de TT City Run.

Volg je Runner's World al op Instagram, TikTok, Strava en Facebook?